Due diligence spółki przed zakupem - co powinien sprawdzić inwestor?

Due diligence spółki to szczegółowy audyt prawny, finansowy i podatkowy, który inwestor przeprowadza przed zakupem udziałów lub akcji, aby sprawdzić, co naprawdę kupuje. W części prawnej inwestor powinien zweryfikować przede wszystkim cztery obszary: strukturę korporacyjną i tytuł do udziałów, kluczowe umowy, zatrudnienie oraz prawa własności intelektualnej. Wyniki audytu decydują o cenie, treści umowy sprzedaży, a czasem o tym, czy transakcję w ogóle warto zawierać.

Czym jest due diligence i po co je robić?

Due diligence (dosłownie: należyta staranność) to proces badania spółki przed transakcją, który pozwala wykryć ryzyka i wycenić je w cenie lub w umowie. Audyt prawny spółki to jego część poświęcona dokumentom korporacyjnym, umowom, sporom, pracownikom i prawom do majątku niematerialnego.

Dlaczego to tak ważne? Bo kupując udziały (tzw. share deal), nie kupujesz wybranych aktywów, tylko całą spółkę - z jej historią, długami, sporami sądowymi i błędami popełnionymi przez poprzednich właścicieli. Spółka nadal odpowiada za swoje zobowiązania, a Ty jako nowy wspólnik ponosisz skutki ekonomiczne każdego ukrytego problemu.

Inaczej wygląda zakup przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części (tzw. asset deal). Tu nabywca odpowiada solidarnie ze zbywcą za zobowiązania związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa (art. 55⁴ Kodeksu cywilnego), chyba że mimo zachowania należytej staranności o nich nie wiedział - do wartości nabytego przedsiębiorstwa. Podobna zasada dotyczy zaległości podatkowych (art. 112 Ordynacji podatkowej). Rzetelne due diligence jest więc także dowodem Twojej staranności.

Jak wygląda proces due diligence krok po kroku?

Typowe due diligence trwa od 2 do 8 tygodni i przebiega według stałego schematu.

1. List intencyjny i NDA - strony podpisują umowę o poufności, a często też list intencyjny z zasadami negocjacji i ewentualną wyłącznością.
2. Lista żądanych dokumentów - doradcy inwestora przesyłają tzw. request list.
3. Data room - sprzedający udostępnia dokumenty w wirtualnym pokoju danych.
4. Analiza i pytania - prawnicy, księgowi i doradcy podatkowi badają dokumenty i zadają pytania uzupełniające (Q&A).
5. Raport - podsumowanie ryzyk, zwykle podzielonych na kategorie: krytyczne, istotne i drobne, wraz z rekomendacjami.
6. Przełożenie na umowę - ryzyka trafiają do umowy jako zapewnienia, odszkodowania, warunki zamknięcia lub korekta ceny.

Ryzyka korporacyjne - co sprawdzić w dokumentach spółki?

W obszarze korporacyjnym najważniejsze jest ustalenie, czy sprzedający rzeczywiście jest właścicielem udziałów i czy może je swobodnie sprzedać.

• Tytuł do udziałów - prześledź całą historię nabyć od założenia spółki. Umowa zbycia udziałów w sp. z o.o. wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 180 Kodeksu spółek handlowych). Wada formy oznacza nieważność, a więc problem z tytułem.
• Księga udziałów i zawiadomienia - sprawdź, czy zarząd prowadzi księgę udziałów (art. 188 KSH) i czy spółkę zawiadamiano o zbyciach (art. 187 KSH).
• Ograniczenia zbycia - umowa spółki może wymagać zgody spółki, przewidywać prawo pierwszeństwa lub prawo pierwokupu (art. 182 KSH).
• Obciążenia udziałów - zastaw, zastaw rejestrowy, zajęcie komornicze, użytkowanie.
• Uchwały - podwyższenia kapitału, zatwierdzenia sprawozdań, absolutoria, wypłaty dywidend. Brak wymaganych uchwał lub błędy w ich podejmowaniu to częsty problem.
• KRS i rejestry - zgodność wpisów z rzeczywistością, złożone sprawozdania finansowe, zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do CRBR.
• Reprezentacja - kto może działać za spółkę, czy są udzielone prokury i pełnomocnictwa. Więcej o roli prokurenta przeczytasz w artykule Co robi prokurent w spółce z o.o.
• Umowy między wspólnikami - opcje, prawa przyciągnięcia i przyłączenia (drag along, tag along), zobowiązania do niekonkurowania.

Ryzyka umowne - które umowy przeanalizować?

Analiza umów odpowiada na pytanie, czy biznes spółki przetrwa zmianę właściciela i czy nie kryją się w nim kosztowne zobowiązania.

• Kluczowi klienci i dostawcy - umowy generujące największy przychód lub kluczowe dostawy.
• Klauzule zmiany kontroli (change of control) - pozwalają kontrahentowi wypowiedzieć umowę, gdy zmieni się właściciel spółki. To jedno z najważniejszych ryzyk w share deal.
• Wyłączność i zakazy konkurencji - czy spółka nie ograniczyła sobie rynku lub nie zobowiązała się do czegoś, co koliduje z planami inwestora.
• Kary umowne i limity odpowiedzialności - zwłaszcza brak limitów lub wysokie kary za opóźnienia.
• Finansowanie - kredyty, leasingi, poręczenia, gwarancje, weksle in blanco, kowenanty bankowe.
• Nieruchomości - tytuł prawny do lokali, umowy najmu, księgi wieczyste.
• Transakcje z podmiotami powiązanymi - umowy ze wspólnikami lub ich firmami na warunkach nierynkowych (ryzyko także podatkowe - ceny transferowe).
• Spory i postępowania - toczące się sprawy sądowe, kontrole urzędów, postępowania przed UOKiK czy Prezesem UODO.
• Ochrona danych osobowych - rejestry czynności przetwarzania, umowy powierzenia, incydenty. Jeśli spółka przetwarza dużo danych, przyda się artykuł Jak przygotować się do kontroli PUODO?

Ryzyka pracownicze - na co zwrócić uwagę?

W obszarze pracowniczym sprawdzasz, czy spółka zatrudnia ludzi zgodnie z prawem i czy kluczowe osoby zostaną w firmie po transakcji.

• Forma zatrudnienia - umowy o pracę, zlecenia, B2B. Współpraca B2B, która w praktyce wygląda jak etat, może zostać uznana za stosunek pracy (art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy), co oznacza zaległe składki ZUS i roszczenia pracownicze.
• Kluczowi pracownicy - okresy wypowiedzenia, zakazy konkurencji, programy motywacyjne i opcje na udziały.
• Złote spadochrony - wysokie odprawy przy rozwiązaniu umowy, zwłaszcza wyzwalane zmianą kontroli.
• Regulaminy i układy - regulamin pracy, wynagradzania, układy zbiorowe, związki zawodowe.
• Czas pracy i nadgodziny - niewypłacone nadgodziny to częsta „bomba z opóźnionym zapłonem”.
• Spory i kontrole PIP - toczące się sprawy, wyniki kontroli, wypadki przy pracy.
• BHP i badania - szkolenia, badania lekarskie, ocena ryzyka zawodowego.

Własność intelektualna - czy spółka naprawdę ma prawa do swoich aktywów?

W spółkach technologicznych, kreatywnych i e-commerce to właśnie IP stanowi często większość wartości - a jednocześnie jest najczęstszym źródłem przykrych niespodzianek.

• Znaki towarowe - czy marka jest zarejestrowana na spółkę (a nie na wspólnika), w jakich klasach i na jakim terytorium (UPRP, EUIPO).
• Domeny i profile w mediach społecznościowych - na kogo są zarejestrowane.
• Oprogramowanie i kod - czy spółka nabyła autorskie prawa majątkowe od programistów. Przy umowach B2B i zleceniach przeniesienie praw wymaga umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych) z określeniem pól eksploatacji (art. 41 ust. 2). Szczegóły znajdziesz w tekście Prawa autorskie programisty B2B - kto ma prawa do kodu?
• Utwory pracownicze - przy umowie o pracę prawa przechodzą na pracodawcę z mocy prawa (art. 12, a dla programów komputerowych art. 74 ust. 3 ustawy), ale tylko w granicach obowiązków pracownika.
• Licencje - licencje na oprogramowanie, w tym open source (np. licencje typu copyleft mogą wymuszać udostępnienie kodu).
• Autorskie prawa osobiste - czy spółka zabezpieczyła się przed roszczeniami twórców. Więcej w artykule Jak zabezpieczyć się przed roszczeniami twórcy z tytułu osobistych praw autorskich?
• Know-how i tajemnica przedsiębiorstwa - umowy o poufności z pracownikami i kontrahentami.

Zgody regulacyjne - UOKiK i kontrola inwestycji

Przy większych transakcjach sam audyt dokumentów nie wystarczy - trzeba ustalić, czy transakcja nie wymaga zgody urzędu.

Zgłoszenia zamiaru koncentracji do Prezesa UOKiK wymaga się co do zasady, gdy łączny światowy obrót uczestników w roku poprzedzającym przekracza 1 mld euro lub łączny obrót w Polsce przekracza 50 mln euro (art. 13 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów). Istnieją jednak wyłączenia, m.in. gdy obrót przejmowanej spółki w Polsce nie przekroczył 10 mln euro w żadnym z dwóch ostatnich lat obrotowych. Dokonanie koncentracji bez wymaganej zgody grozi karą pieniężną.

Dodatkowo ustawa o kontroli niektórych inwestycji przewiduje obowiązek zawiadomienia przy nabyciu znaczącego uczestnictwa lub dominacji w spółkach z określonych sektorów (m.in. energetyka, telekomunikacja, technologie, żywność, ochrona zdrowia). Przepisy w tym obszarze były w ostatnich latach kilkukrotnie zmieniane i przedłużane, dlatego przed transakcją warto sprawdzić ich aktualne brzmienie.

Jak wyniki audytu przełożyć na umowę?

Due diligence ma sens tylko wtedy, gdy jego wnioski trafią do umowy sprzedaży udziałów. Najczęściej stosowane narzędzia to:

• Zapewnienia i gwarancje (representations and warranties) - sprzedający oświadcza, że określone fakty są prawdziwe, i odpowiada za ich nieprawdziwość.
• Odszkodowania specjalne (specific indemnities) - za konkretne, zidentyfikowane ryzyka, np. toczący się spór.
• Warunki zamknięcia - transakcja dochodzi do skutku dopiero po uzyskaniu zgód lub naprawieniu problemów.
• Escrow lub zatrzymanie części ceny - część ceny trafia na rachunek zastrzeżony na wypadek roszczeń.
• Korekta ceny - obniżenie wyceny o koszt usunięcia ryzyka.
• Ubezpieczenie W&I - polisa pokrywająca naruszenia zapewnień sprzedającego.

Jeśli planujesz przejęcie i chcesz, by ktoś przeprowadził audyt i przełożył go na bezpieczną umowę, takimi transakcjami zajmuje się m.in. APM Poniatowska-Maj Kancelaria Prawna sp. k. (apmkancelaria.pl, biuro@apmkancelaria.pl).

Checklista due diligence spółki - podsumowanie dla inwestora

Przed podpisaniem umowy upewnij się, że możesz odpowiedzieć „tak” na poniższe pytania:

• Czy sprzedający ma niewadliwy tytuł do udziałów, a wszystkie wcześniejsze zbycia były ważne?
• Czy udziały są wolne od zastawów, zajęć i praw osób trzecich?
• Czy kapitał zakładowy został pokryty, a uchwały i wpisy w KRS są kompletne?
• Czy znasz wszystkie klauzule zmiany kontroli w kluczowych umowach?
• Czy wiesz, jakie kredyty, poręczenia i weksle obciążają spółkę?
• Czy znasz wszystkie toczące się spory i kontrole?
• Czy formy zatrudnienia są bezpieczne, a kluczowi pracownicy zostaną po transakcji?
• Czy spółka ma skutecznie przeniesione prawa do kodu, marki, domen i treści?
• Czy znaki towarowe są zarejestrowane na spółkę?
• Czy sprawdziłeś, czy transakcja wymaga zgody UOKiK lub zawiadomienia w ramach kontroli inwestycji?
• Czy każde wykryte ryzyko ma odzwierciedlenie w umowie - w cenie, gwarancji lub warunku zamknięcia?

Jeśli zastanawiasz się dopiero, w jakiej formie prowadzić działalność po przejęciu, zajrzyj też do artykułu Spółka z o.o. czy JDG - co bardziej opłaca się przedsiębiorcy w 2026 roku? Pamiętaj, że ten tekst ma charakter edukacyjny - każda transakcja wymaga indywidualnej analizy.